Cómo configurar una nueva sucursal

Cuando abres una segunda ubicación de tu taller, necesitas que el sistema refleje esa nueva operación de forma independiente pero centralizada. Esta guía te lleva paso a paso por todo el proceso: desde crear la sucursal hasta tener inventario, usuarios y catálogos listos para operar.

Paso 1: Crear la nueva sucursal

1. Ve a Configuración > Sucursales.
2. Haz clic en Nueva sucursal.
3. Llena los datos obligatorios:
   • Nombre — Un nombre descriptivo (por ejemplo, “Sucursal Norte” o “Taller Polanco”).
   • Dirección — Dirección completa de la nueva ubicación.
   • Teléfono — Número de contacto de la sucursal.
   • Horario — Horario de operación.
4. Si facturas desde esta sucursal, configura los datos fiscales correspondientes (RFC, razón social, régimen fiscal).
5. Haz clic en Guardar.

La nueva sucursal aparece inmediatamente en el selector de sucursales del menú superior.

Paso 2: Configurar roles para la sucursal

Antes de crear usuarios, define qué roles necesitas en la nueva ubicación.

1. Ve a Administración > Empleados y Roles > pestaña Roles.
2. Si los roles que ya tienes (Recepcionista, Técnico, Administrador) aplican igual para la nueva sucursal, no necesitas crear nuevos.
3. Si la nueva sucursal tiene una operación diferente, haz clic en Nuevo y crea roles específicos con los permisos que correspondan.
4. Recuerda que puedes ser granular: un gerente de sucursal puede tener acceso a reportes y configuración, pero no a la información financiera global.

Paso 3: Crear usuarios y asignarlos a la sucursal

1. Ve a Configuración > Usuarios.
2. Haz clic en Nuevo usuario.
3. Llena los datos del empleado: nombre, email y contraseña temporal.
4. En Rol, selecciona el rol apropiado.
5. En Sucursal, selecciona la nueva sucursal que acabas de crear.
6. Haz clic en Guardar.
7. Repite para cada empleado de la nueva ubicación.

Los usuarios asignados a una sucursal solo ven las órdenes, clientes e inventario de esa sucursal (a menos que su rol permita ver todas).

Paso 4: Configurar inventario inicial

La nueva sucursal inicia con inventario en cero. Tienes dos opciones para cargarlo:

Opción A: Importar catálogo desde archivo

1. Cambia a la nueva sucursal desde el selector de sucursales en el menú superior.
2. Ve a Inventario > Importar.
3. Sube tu archivo Excel o CSV con las refacciones y cantidades iniciales.
4. Revisa la previsualización y haz clic en Importar.

Opción B: Traspasar desde la sucursal principal

1. Desde la sucursal principal, ve a Inventario > Traspasos.
2. Haz clic en Nuevo traspaso.
3. Selecciona la sucursal destino (la nueva).
4. Agrega las refacciones y cantidades que quieres enviar.
5. Haz clic en Confirmar traspaso.
6. Las existencias se descuentan de la sucursal origen y se suman en la destino.

Paso 5: Configurar catálogos y paquetes de servicio

1. Cambia a la nueva sucursal.
2. Ve a Catálogos > Paquetes de servicio.
3. Si los paquetes de la sucursal principal aplican igual, puedes recrearlos manualmente o contactar a soporte para duplicarlos.
4. Ajusta precios si la nueva ubicación maneja tarifas diferentes.
5. Configura las listas de precios si manejas precios diferenciados por tipo de cliente.

Paso 6: Configurar datos operativos

Revisa y ajusta la configuración específica de la sucursal:

1. Checklist de recepción — Ve a Configuración > Checklist y verifica que el checklist de recepción esté activo para la nueva sucursal.
2. Contrato de adhesión — En Configuración > Contrato, revisa que el contrato refleje los datos de la nueva ubicación.
3. Notificaciones — En Configuración > Notificaciones, activa las notificaciones por WhatsApp y email para la sucursal.
4. Horarios de citas — En Citas > Configuración, define la disponibilidad de la nueva sucursal.

Paso 7: Verificar que todo funcione

Antes de abrir al público, haz una prueba completa:

1. Inicia sesión con un usuario de la nueva sucursal.
2. Crea un cliente de prueba y registra un vehículo.
3. Crea una recepción con fotos y checklist.
4. Genera una orden de servicio con refacciones del inventario local.
5. Registra un pago y verifica que aparezca en los reportes de esa sucursal.
6. Cambia al usuario administrador y confirma que puedes ver ambas sucursales en los reportes consolidados.

Si todo se ve correcto, la sucursal está lista para operar.