Cómo capacitar a un nuevo empleado
Cuando llega un nuevo empleado a tu taller, necesita aprender a usar el sistema lo antes posible. Esta guía te dice exactamente qué tutoriales asignarle según su rol para que esté operando en horas, no en semanas.
Antes de empezar: crea el usuario y asigna el rol
Antes de que el empleado toque el sistema, necesitas crearle su cuenta con los permisos correctos.
- Ve a Configuración > Usuarios.
- Haz clic en Nuevo usuario.
- Llena los datos del empleado: nombre, email y contraseña temporal.
- En el campo Rol, selecciona el rol apropiado:
- Recepcionista — Atiende clientes, crea órdenes, cobra.
- Técnico — Usa la app móvil, actualiza estatus de trabajos.
- Administrador — Acceso completo: reportes, configuración, finanzas.
- Haz clic en Guardar.
- Comparte las credenciales con el empleado para que inicie sesión.
Los roles controlan qué puede ver y hacer cada persona en el sistema. Un técnico no necesita ver reportes financieros, y un recepcionista no necesita configurar el sistema. Asignar el rol correcto simplifica la experiencia para el empleado y protege tu información.
Ruta de aprendizaje para Recepcionista (~2-3 horas)
El recepcionista es quien más interactúa con el sistema día a día. Necesita dominar la creación de clientes, vehículos, órdenes y cobros.
Asigna estos tutoriales en orden:
- Registrar nuevo cliente — Cómo dar de alta a un cliente con todos sus datos (incluyendo email y WhatsApp).
- Registrar nuevo vehículo — Cómo asociar un vehículo al cliente con marca, modelo, año y placas.
- Crear recepción de vehículo — Cómo hacer la recepción con fotos del auto y checklist de condiciones.
- Crear orden de servicio y cotización — Cómo registrar los trabajos a realizar con precios y refacciones.
- Enviar cotización por WhatsApp — Cómo mandar la cotización al cliente para su autorización.
- Registrar pagos — Cómo registrar pagos parciales o totales, con diferentes métodos de pago.
- Citas y recordatorios — Cómo agendar citas y cómo funcionan los recordatorios automáticos.
Tiempo estimado: 2-3 horas siguiendo los videos y practicando en el sistema.
Ruta de aprendizaje para Técnico (~1 hora)
El técnico trabaja principalmente desde la app móvil. Su ruta es corta y enfocada.
Asigna estos tutoriales:
- App móvil para técnicos — Cómo instalar la app, iniciar sesión y navegar las funciones principales.
- Estatus de órdenes de servicio — Cómo actualizar el estatus de cada trabajo (en diagnóstico, en reparación, listo, etc.).
- Tareas por trabajador — Cómo ver sus tareas asignadas, marcar avance y registrar tiempo.
Tiempo estimado: 1 hora. El técnico puede empezar a usar la app el mismo día.
Ruta de aprendizaje para Administrador (~3-4 horas)
El administrador necesita conocer todo lo que hace el recepcionista más los módulos de reportes, finanzas y configuración.
Asigna estos tutoriales en orden:
Primero, todos los de Recepcionista (tutoriales 1 al 7 de la sección anterior).
Después, agrega estos:
- Dashboard de reportes — Cómo leer el dashboard principal con métricas del taller.
- Reporte de ventas — Cómo consultar ventas por período, servicio y técnico.
- Deudores — Cómo ver la cartera vencida, filtrar por antigüedad y dar seguimiento.
- Corte de caja — Cómo hacer el cierre diario de caja con todos los movimientos.
- Gestionar empleados — Cómo crear usuarios, asignar roles y administrar permisos.
Tiempo estimado: 3-4 horas en total (incluyendo los tutoriales de recepcionista).
Tips para una capacitación efectiva
Que el empleado vea el video primero, luego practique
Cada tutorial tiene un video en YouTube. El proceso ideal es:
- El empleado ve el video completo (5-10 minutos).
- Abre el sistema y repite lo que vio en el video.
- Si tiene dudas, vuelve a ver la parte específica del video.
Empezar con un caso real
No uses datos inventados para practicar. Desde el primer momento, que el empleado trabaje con un cliente real:
- Su primer cliente del día es su primer ejercicio.
- Registra al cliente, su auto y la orden de servicio en el sistema real.
- Así aprende en contexto y el trabajo queda hecho.
No intentar enseñar todo de una vez
No le pongas los 12 tutoriales el primer día. Distribúyelos:
- Día 1 — Clientes y vehículos (tutoriales 1-2).
- Día 2 — Recepciones y órdenes (tutoriales 3-4).
- Día 3 — Cotizaciones y pagos (tutoriales 5-6).
- Día 4 — Citas y funciones avanzadas (tutorial 7 en adelante).
Un módulo por día permite que el empleado absorba la información sin saturarse.
Usar el sistema desde el día 1
El error más común es decir “mañana empezamos con el sistema.” No. El sistema se aprende usándolo. Desde el primer día, cada cliente que llegue se registra en Mecánica MX. Aunque sea más lento al principio, en 3 días el empleado ya estará cómodo.
Asignar un compañero de apoyo
Si tienes otro empleado que ya domina el sistema, siéntalo al lado del nuevo los primeros 2 días. No para hacer el trabajo por él, sino para resolver dudas en el momento. Esto acelera el aprendizaje significativamente.
Video tutorial
Mira el proceso completo en video: Ver tutorial en YouTube