El momento más importante para retener a un cliente es cuando le entregas su auto. Si en ese instante programas la próxima cita de servicio, el ciclo de retención se activa automáticamente: el sistema se encarga de recordarle por WhatsApp cuando se acerque la fecha, y tú no tienes que hacer nada más.
Cerrar la orden de servicio
- Abre la orden de servicio que quieres cerrar.
- Verifica que todos los trabajos estén marcados como completados.
- Confirma que los pagos estén registrados (o que el saldo pendiente sea correcto si el cliente pagará después).
- Haz clic en “Cerrar orden” o cambia el estatus a “Entregado”.
- El sistema registra la fecha de cierre y la orden pasa a estado cerrado.
Antes de cerrar, asegúrate de que el cliente esté satisfecho con el trabajo. Este es el momento ideal para hablarle del próximo servicio recomendado.
Crear la próxima cita desde la orden
- Dentro de la orden que acabas de cerrar, haz clic en “Crear siguiente cita”.
- El sistema precarga automáticamente el cliente y el vehículo de la orden.
- Selecciona la fecha del próximo servicio recomendado. Ejemplos comunes:
- Cambio de aceite: 3 meses o 5,000 km
- Afinación mayor: 6 meses o 10,000 km
- Revisión general: 12 meses
- Selecciona la hora aproximada.
- En el campo de notas, escribe el servicio recomendado (ejemplo: “Cambio de aceite sintético + revisión de frenos”).
- Opcionalmente, selecciona un paquete de servicio para que el recordatorio incluya el detalle del trabajo.
- Haz clic en “Guardar”.
La cita queda programada y aparece en el calendario. No necesitas hacer nada más — los recordatorios se activan solos.
Los recordatorios que se activan automáticamente
Una vez creada la cita, el sistema programa tres recordatorios por WhatsApp:
- 7 días antes — Primer aviso. Le recuerda al cliente que tiene cita la próxima semana, incluyendo fecha, hora y servicio programado.
- 2 días antes — Segundo aviso. El cliente puede confirmar su asistencia o solicitar reagendar directamente desde WhatsApp.
- 1 hora antes — Último recordatorio el mismo día de la cita.
Los recordatorios se envían sin que tú hagas nada. El mensaje incluye el nombre del cliente, los datos del vehículo y el servicio recomendado. Si quieres ajustar los intervalos:
- Abre la cita desde el calendario.
- Haz clic en “Personalizar recordatorio”.
- Activa o desactiva los checkboxes de cada intervalo.
- Haz clic en “Guardar” para aplicar los cambios.
El ciclo completo: servicio, entrega, cita, recordatorio, regreso
Este es el flujo que convierte a un cliente de una sola visita en un cliente recurrente:
- El cliente llega a su cita programada.
- Creas la orden de servicio con los trabajos a realizar.
- Realizas el servicio y marcas los trabajos como completados.
- Cierras la orden cuando entregas el auto.
- Creas la siguiente cita con la fecha del próximo servicio recomendado.
- Los recordatorios se activan automáticamente conforme se acerca la fecha.
- El cliente recibe los avisos por WhatsApp y confirma su asistencia.
- El cliente regresa y el ciclo se repite.
La clave está en el paso 5. Si te saltas ese paso al entregar el auto, rompes el ciclo y dependes de que el cliente se acuerde por su cuenta — y la mayoría no lo hace.
Cada cita que creas al cerrar una orden es una venta futura asegurada. Los talleres que siguen este flujo reportan que sus clientes regresan con mucha más frecuencia porque nunca se les olvida cuándo toca su próximo servicio.