El módulo de citas con recordatorios automáticos te ayuda a reducir las inasistencias en tu taller. Al agendar citas y activar recordatorios por WhatsApp, tus clientes reciben avisos antes de su cita sin que tú tengas que llamarlos o escribirles manualmente.
Crear una cita para el cliente
- Haz clic en “Citas y recordatorios” en el menú lateral.
- Haz clic en “Nueva cita” o directamente sobre una fecha en el calendario.
- Selecciona el cliente del dropdown.
- Selecciona el vehículo del cliente.
- Opcionalmente, selecciona un paquete de servicio para que el cliente sepa qué trabajo se le va a realizar.
- Configura la fecha, hora y duración de la cita.
- Agrega notas adicionales si necesitas recordar algo especial sobre esta cita.
- Haz clic en “Guardar” para crear la cita.
La cita aparecerá en el calendario y los recordatorios se programarán automáticamente.
Los recordatorios que se envían automáticamente
Una vez creada la cita, el sistema envía recordatorios por WhatsApp al cliente en tres momentos:
- 7 días antes — Primer aviso. Le recuerda al cliente que tiene cita la próxima semana, incluyendo fecha, hora y servicio programado.
- 2 días antes — Segundo aviso. El cliente puede confirmar su asistencia o solicitar reagendar.
- 1 hora antes — Último recordatorio el mismo día de la cita.
Los recordatorios se envían de forma automática. No necesitas hacer nada después de crear la cita. Si quieres personalizar los tiempos de envío:
- En el formulario de la cita, revisa los checkboxes de recordatorios.
- Haz clic en “Personalizar recordatorio” para ajustar los intervalos.
- Guarda la cita para que los cambios apliquen.
Ver confirmaciones y cancelaciones
- En el módulo de “Citas y recordatorios”, revisa el panel derecho donde aparecen las citas por confirmar.
- Las citas que el cliente confirmó desde WhatsApp aparecen marcadas con una palomita verde.
- Las citas donde el cliente solicitó reagendar aparecen con un ícono de reloj.
- Haz clic en una cita reagendada para ver el mensaje del cliente y ajustar la fecha.
- Las citas sin respuesta permanecen en estado pendiente hasta que el cliente confirme o llegue la fecha.
Revisar este panel cada mañana te permite saber exactamente quién viene hoy y planear tu día.
Crear la próxima cita al entregar el auto
Este es el paso más importante para mantener el ciclo de citas activo:
- Al terminar un servicio, abre la orden de servicio del cliente.
- Haz clic en “Crear siguiente cita” o ve al módulo de citas y crea una nueva.
- Selecciona el mismo cliente y vehículo.
- Programa la fecha según el próximo servicio recomendado (ejemplo: 3 meses para cambio de aceite, 6 meses para afinación).
- Agrega en las notas el servicio recomendado para la próxima visita.
- Haz clic en “Guardar”.
El sistema programará automáticamente los recordatorios para la nueva cita. Cuando se acerque la fecha, el cliente recibirá los avisos por WhatsApp sin que tú hagas nada.
Convertir una cita confirmada en orden de servicio
Cuando el cliente llega a su cita:
- Haz clic sobre la cita en el calendario.
- Selecciona “Convertir a servicio”.
- El sistema crea automáticamente una orden de servicio con los datos del cliente, vehículo y servicio programado ya precargados.
- Completa los detalles adicionales de la orden y comienza el trabajo.
Esto evita recapturar datos y agiliza la recepción del cliente cuando llega a su cita programada.
Video tutorial
Mira el proceso completo en video: Ver tutorial en YouTube